Digitale Tools als Unterlagen im Sinne von § 86a Abs. 1 HGB

Im Urteil des Oberlandesgerichts Köln (19 U 73/23 vom 02.02.2024) wurde ausführlich auf den Begriff der „erforderlichen Unterlagen“ gemäß § 86a Abs. 1 HGB eingegangen, speziell in Bezug auf die Bereitstellung von Arbeitsplatzsystemen und deren Zubehör für Handelsvertreter.

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Kernfragen der Entscheidung

Begriff der „Unterlagen“ in § 86a Abs. 1 HGB: Das Gericht bestätigte, dass dieser Begriff weit auszulegen ist und alles umfasst, was dem Handelsvertreter zur Ausübung seiner Vermittlungs- und Abschlusstätigkeit dient und aus der Sphäre des Unternehmers stammt. Dazu zählen nicht nur physische Materialien wie Musterstücke oder Werbematerialien, sondern auch Software und elektronische Zugangssysteme, die für die Übermittlung von notwendigen Informationen wie Preisen und Produktbeschreibungen erforderlich sind.
Erforderlichkeit der Unterlagen: Die Unterlagen müssen objektiv notwendig sein, um dem Handelsvertreter seine Tätigkeit zu ermöglichen. Im konkreten Fall waren EDV-Systeme, die den Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem des Unternehmers ermöglichen, als erforderliche Unterlagen anerkannt, weil ohne sie eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung des Handelsvertreters nicht möglich gewesen wäre.

Auswirkungen der Entscheidung

Das Gericht stellte fest, dass die vom Unternehmer bereitgestellten Arbeitsplatzsysteme und die dazugehörige IT-Infrastruktur, die für die Auftragserfassung und Kundeninformation unerlässlich sind, als „erforderliche Unterlagen“ gelten. Daraus folgt, dass der Unternehmer diese kostenfrei zur Verfügung stellen muss, da sie integraler Bestandteil der Vertragserfüllung durch den Handelsvertreter sind. Jede Vereinbarung, die dem Handelsvertreter Kosten für solche grundlegenden Werkzeuge auferlegt, wurde als unwirksam angesehen.

Fazit

Dieses Urteil klärt die Reichweite von § 86a Abs. 1 HGB im modernen Handelskontext, wo digitale Tools und Systeme eine zentrale Rolle spielen. Es betont die Verantwortung des Unternehmers, alle notwendigen Mittel für eine effektive Ausführung der vertraglich vereinbarten Aufgaben des Handelsvertreters bereitzustellen. Dies stärkt die Position von Handelsvertretern, indem es klare Grenzen dafür setzt, welche Kosten sie tragen müssen und welche nicht.