Die Zustellung von Schriftstücken per Einwurf-Einschreiben ist (noch) das in der Praxis beliebte Mittel, um den Zugang von Kündigungen, Mahnungen oder anderen wichtigen Dokumenten nachzuweisen. Doch wie zuverlässig ist dieser Nachweis heute noch? Das Landesarbeitsgericht Hamburg hat in einem aktuellen Urteil vom 14. Juli 2025 (Aktenzeichen 4 SLa 26/24) klargestellt, dass die Reproduktion eines Zustellbelegs nicht automatisch den Beweis des ersten Anscheins für den Zugang eines Einwurf-Einschreibens erbringt.
Sachverhalt: Umstrittene Kündigung
Der Fall betraf einen Arbeitnehmer, der aufgrund häufiger krankheitsbedingter Fehlzeiten gekündigt worden war. Der Arbeitgeber hatte den Arbeitnehmer zuvor per Einwurf-Einschreiben zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) eingeladen. Der Zugang dieses Schreibens war jedoch streitig. Während der Arbeitgeber die Reproduktion des Zustellbelegs als Beweis vorlegte, bestritt der Arbeitnehmer, das Schreiben erhalten zu haben. Das Arbeitsgericht Hamburg gab dem Arbeitnehmer recht und erklärte die Kündigung für unwirksam, weil der Arbeitgeber nicht nachweisen konnte, dass das bEM ordnungsgemäß eingeleitet worden war.
Die Beklagte legte Berufung ein und argumentierte, dass die Reproduktion des Zustellbelegs einen Anscheinsbeweis für den Zugang des Schreibens erbringe. Das Landesarbeitsgericht Hamburg bestätigte jedoch die erstinstanzliche Entscheidung und verwies darauf, dass die Beweiskraft des Zustellbelegs in diesem Fall nicht ausreiche.
Anscheinsbeweis scheitert
Das Gericht stellte klar, dass der Beweis des ersten Anscheins nur dann greift, wenn ein typischer Geschehensablauf vorliegt, der nach der allgemeinen Lebenserfahrung auf einen bestimmten Erfolg hindeutet. Bei Einwurf-Einschreiben war dies in der Vergangenheit oft der Fall, da der Zusteller die Sendung in den Briefkasten einwarf und dies durch einen handschriftlichen Vermerk auf dem Zustellbeleg dokumentierte. Doch die Deutsche Post hat ihr Verfahren geändert: Statt eines manuellen Vermerks wird die Sendung nun per Scanner erfasst, und der Zusteller bestätigt den Vorgang digital.
Das Problem liegt in der mangelnden Transparenz dieses Verfahrens. Der Zustellbeleg enthält weder die genaue Adresse noch die Uhrzeit der Zustellung. Zudem ist unklar, ob die Sendung tatsächlich in den Briefkasten eingelegt oder einem Empfangsberechtigten übergeben wurde. Da der Beleg zwei Zustellvarianten nennt, ohne zu spezifizieren, welche davon gewählt wurde, bleibt Raum für Zweifel. Das Gericht betonte, dass der Arbeitnehmer in einem solchen Fall praktisch keine Möglichkeit habe, den Anscheinsbeweis zu erschüttern – was gegen die Annahme eines solchen Beweises spreche. Sehr ausführlich führt das Gericht dazu aus:
In der Vergangenheit erfolgte die Ablieferung eines Einwurf-Einschreibens der Deutschen Post durch Einwurf der Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers, wobei der Postangestellte unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte „Peel-off-Label“ von der Sendung abzog und auf den vorbereiteten, auf die eingeworfene Sendung bezogenen Auslieferungsbeleg klebte. Auf diesem Beleg bestätigte der Postangestellte nach dem Einwurf mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe die Zustellung. Bei Einhaltung dieses Verfahrens hat der wohl überwiegende Teil der Rechtsprechung bei Vorlage des Einlieferungsbelegs zusammen mit der Reproduktion des Auslieferungsbelegs einen Anscheinsbeweis dafür angenommen, dass die Sendung in den Briefkasten eingelegt worden ist (…).
Inzwischen scannt der Postangestellte die Einlieferungsnummer des Einschreibens (Strichcode auf dem Aufkleber auf der Sendung, den der Absender aufgeklebt hatte) mit seinem Scanner. Die Einlieferungsnummer wird durch das Scannen im Scannersystem hinterlegt. Sodann unterschreibt der Postangestellte auf dem Eingabefeld des Scanners mit seiner Unterschrift und dokumentiert so diesen Vorgang. Das Datum wird automatisch im System hinterlegt. Der Zustellende beendet den Systemvorgang im Scanner und wirft den Brief anschließend in den Hausbriefkasten. Nach den Vorgaben der Deutschen Post hat er sich zuvor zu vergewissern, dass der Name des Empfängers an dessen Hausbriefkasten steht.
Auf der Reproduktion des Zustellbelegs sind die Art der Sendung (Einschreiben Einwurf), die Sendungsnummer, die Postleitzahl und der Zustellbezirk erfasst. Ferner stehen unter der Kategorie Empfangsberechtigter zum Ankreuzen die Möglichkeiten „Empf“, „EmpfBev“ und „And.EmpfBer“ zur Verfügung. Hinter dem Titel Empfangsbestätigung steht der Text „Ich habe die o.g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben, bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt.“
Bei diesem Sachverhalt streitet bei Übersendung eines Schriftstücks per Einwurf-Einschreiben und gleichzeitiger Vorlage des Einlieferungsbelegs und der Reproduktion des Auslieferungsbelegs nicht der Beweis des ersten Anscheins für den Zugang dieses Schriftstücks bei dem Empfänger.
Der Geschehensablauf einer solchen Zustellung ist schon nicht derart typisch, dass die besonderen individuellen Umstände an Bedeutung verlören. Zwar erhöht die Vorgabe der Deutschen Post, die Sendung erst nach individueller Prüfung einzuwerfen, die Wahrscheinlichkeit einer ordnungsgemäßen Zustellung. Letztlich hängt die Wahrscheinlichkeit einer korrekten Zustellung aber von der Gewissenhaftigkeit des jeweiligen Zustellers und den Umgebungsfaktoren ab, etwa davon, wie viele Briefkästen in dem konkreten Fall neben- oder übereinander hängen und ob der Postangestellte bei der Zustellung abgelenkt ist oder nicht. Insbesondere ist das Abscannen des Strichcodes – anders als das Abziehen des Peel-Off-Etiketts – auch möglich, wenn der Postangestellte noch weitere Sendungen in der Hand hält, was die Gefahr eines Fehlwurfs erhöht, zumal der Postangestellte die Zustellung nach den Vorgaben der Deutschen Post zu bestätigen hat, bevor er die Sendung in den Briefkasten legt.
Jedenfalls aber ist bei der vorliegenden Gestaltung des Zustellbelegs unklar, welcher konkrete Geschehensablauf damit dokumentiert sein soll. Weder die Adresse noch die Uhrzeit der Zustellung lassen sich dem Zustellbeleg entnehmen. Den genauen Zeitpunkt des Einwurfs in den Briefkasten kann der Postkunde selbst unter Angabe der Sendungsnummer nicht erfragen (…). Denn nach dem Vortrag der Beklagten wird lediglich das Datum automatisch im System hinterlegt. Auch welche Adresse auf der Sendung als Empfängeradresse angebracht war, lässt sich danach dem Dokumentationssystem der Deutschen Post nicht entnehmen. Zudem sind als Empfangsbestätigung zwei Zustellvarianten angegeben, nämlich die Übergabe an den Empfangsberechtigten und das Einlegen in dessen Empfangsvorrichtung.
Würde ein solcher Zustellbeleg (bzw. dessen Reproduktion) für einen Anscheinsbeweis genügen, hätte der vermeintliche Empfänger praktisch keine Möglichkeit, ihn zu erschüttern oder gar einen Gegenbeweis anzutreten. Denn dies würde voraussetzen, dass er zumindest weiß, welche Zustellvariante im konkreten Fall gewählt wurde. Angesichts der zweideutigen Beschreibung der Empfangsbestätigung bleibt jedoch unklar, ob der Zustellungsempfänger zu entkräften hat, dass die Sendung in seinen Briefkasten eingelegt wurde oder dass die Sendung einem Empfangsberechtigten übergeben wurde. Im vorliegenden Fall kommt hinzu, dass nicht angekreuzt wurde, welchem Empfangsberechtigten die Sendung ggf. übergeben worden sein soll.
Die Kammer verkennt bei dieser Bewertung nicht das hohe praktische Bedürfnis danach, den Nachweis des Zugangs einer Sendung mit einem von der Deutschen Post hierfür zur Verfügung gestellten Verfahren nachweisen zu können. Allerdings rechtfertigt dies nicht die Annahme eines Anscheinsbeweises. Im Übrigen stellt die Deutsche Post ein solches Verfahren mit dem Übergabe-Einschreiben, bei welchem der Empfänger den Zugang quittiert, anderenfalls der Absender über das Scheitern der Zustellung informiert wird, zur Verfügung. Bei zeitkritischen Zustellungen verbleibt im Übrigen die Zustellung per Boten.
Hinzu kam, dass die Vernehmung des Zustellers keine Klarheit brachte. Der Zeuge konnte sich nicht an die konkrete Zustellung erinnern und bestätigte auch nicht, dass die auf dem Beleg abgebildete Unterschrift von ihm stammte. Seine Aussagen waren vage und detailarm, sodass das Gericht keine Überzeugung vom Zugang des Schreibens gewinnen konnte.
Einwurf-Einschreiben sind kein sicheres Beweismittel
Einwurf-Einschreiben waren schon immer zweischneidig, haben sich aber durchaus bewährt. Mit der aktuellen Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamburg ist jedoch klar, dass Einwurf-Einschreiben nicht mehr ohne Weiteres als zuverlässiger Nachweis für den Zugang eines Schreibens gelten – diese Form des Zugangsnachweises ist hiermit mehr als angezählt.
Arbeitgeber, die auf diese Zustellform zurückgreifen, sollten sich dessen bewusst sein, insbesondere, wenn es um rechtlich bedeutsame Dokumente wie Kündigungen oder bEM-Einladungen geht. In solchen Fällen ist es ratsam, auf sicherere Zustellmethoden wie das Übergabe-Einschreiben oder die persönliche Übergabe auszuweichen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Im Zweifelsfall wird man sich im Arbeitsrecht weiterhin mit einem Boten behelfen müssen, um das Problem der Annahmeverweigerung zu umgehen. Zukünftig muss man sich prozessual jedenfalls mit dem Einwand von Empfängern konkreter auseinandersetzen, dass sie ein wichtiges Schreiben nicht erhalten haben, wenn der Nachweis dafür lückenhaft ist.
Arbeitsrechtliche Konsequenz: Fehlendes bEM macht Kündigung unwirksam
Da der Arbeitgeber den Zugang des Einladungsschreibens nicht nachweisen konnte, hatte er kein ordnungsgemäßes betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt. Dies war jedoch erforderlich, da der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres nach dem letzten bEM erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig gewesen war. Ohne ein solches bEM fehlt es an der notwendigen Interessenabwägung, die eine Kündigung sozial rechtfertigen könnte.
Das Gericht verwies darauf, dass der Arbeitgeber darlegen und beweisen muss, dass auch ein bEM keine milderen Mittel als die Kündigung hätte aufzeigen können. Da dies nicht gelang, war die Kündigung unverhältnismäßig und damit unwirksam. Der Arbeitnehmer hat nun einen Anspruch auf Weiterbeschäftigung.
Rechtsanwalt Jens Ferner ist Lehrbeauftragter für Wirtschaftsstrafrecht und IT-Compliance (FH Aachen), Softwareentwickler, fortgebildet in Kommunikationspsychologie und publiziert fortlaufend.
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