Das Landesarbeitsgericht Köln hat mit Beschluss vom 25. Juli 2025 (Aktenzeichen: 9 TaBV 7/25) eine wichtige Entscheidung zum Informationsrecht des Betriebsrats getroffen. Im Mittelpunkt stand die Frage, ob der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Betriebsrat spezielle Stempelzeiten-Reports zur Verfügung zu stellen – selbst wenn diese nicht bereits vorliegen, sondern erst mit einem IT-Tool generiert werden müssen.
Fehlende Transparenz bei Arbeitszeiterfassung
Der Betriebsrat einer Filiale eines bundesweit tätigen Textileinzelhandelsunternehmens forderte die Herausgabe detaillierter Stempelzeiten-Reports. Diese fünfseitigen Tabellen enthielten nicht nur die geleisteten Arbeitszeiten, sondern auch Änderungen an Pausenzeiten und Freigaben durch die Personalabteilung. Bis Oktober 2023 hatte die Arbeitgeberin diese Reports bereitgestellt, danach jedoch eingestellt. Stattdessen erhielt der Betriebsrat nur noch Wochenberichte und Monatszeitnachweise, die seiner Ansicht nach unvollständig waren. Er argumentierte, dass nur die Stempelzeiten-Reports eine lückenlose Überprüfung der Arbeitszeiterfassung ermöglichten.
Die Arbeitgeberin verwies auf einen gerichtlichen Vergleich vom Mai 2024, in dem geregelt worden war, dass der Betriebsrat lediglich die ohnehin vorhandenen Wochenberichte und Zeitnachweise erhält. Die Stempelzeiten-Reports müssten hingegen manuell erstellt werden und seien nicht für interne Zwecke vorgesehen. Das Arbeitsgericht Köln wies die Klage des Betriebsrats ab, da es sich bei den begehrten Reports nicht um bereits existierende Unterlagen handele.
Der Informationsanspruch nach § 80 Abs. 2 BetrVG: Grenzen und Möglichkeiten
Das Landesarbeitsgericht bestätigte zwar, dass der Betriebsrat grundsätzlich Anspruch auf alle Unterlagen hat, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Dazu gehört auch die Überwachung der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Entscheidend war jedoch, ob die Stempelzeiten-Reports als „vorhandene Unterlagen“ im Sinne des § 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG anzusehen sind.
Das Gericht stellte klar, dass der Anspruch nicht auf physische Dokumente beschränkt ist. Vielmehr zählen dazu auch elektronisch gespeicherte Daten, die mit einem vorhandenen Programm-Tool ohne größeren Aufwand generiert werden können. Der Betriebsrat kann daher verlangen, dass der Arbeitgeber solche Daten in lesbarer Form bereitstellt – selbst wenn sie nicht bereits ausgedruckt vorliegen. Eine manuelle Erstellung, die über das bloße Abrufen und Ausdrucken hinausgeht, ist jedoch nicht geschuldet.
Allerdings scheiterte der Anspruch im konkreten Fall am zuvor geschlossenen Vergleich. Die Betriebsparteien hatten darin die Vorlagepflicht auf die ohnehin vorhandenen Wochen- und Monatsberichte beschränkt. Der Betriebsrat hatte sich damit einverstanden erklärt, dass keine zusätzlichen Unterlagen erstellt werden müssen, es sei denn, es liegt ein konkreter Anlass vor. Ein solcher Anlass bestand nach Ansicht des Gerichts nicht, da bloße Vermutungen über mögliche Manipulationen der Arbeitszeiten nicht ausreichten, um einen Generalverdacht zu begründen.
Gerichtliche Vergleiche als verbindliche Regelung
Der Vergleich vom Mai 2024 war für das Gericht bindend. Die Betriebsparteien hatten darin festgehalten, dass der Betriebsrat nur in anlassbezogenen Einzelfällen weitere Unterlagen verlangen kann. Diese Regelung ist zulässig, da sie die gesetzlichen Informationsrechte des Betriebsrats nicht einschränkt, sondern lediglich konkretisiert. Der Betriebsrat behält das Recht, bei begründetem Verdacht auf Verstöße zusätzliche Informationen anzufordern.
Das Gericht betonte, dass der Betriebsrat nicht berechtigt ist, rückwirkend alle Stempelzeiten-Reports für einen längeren Zeitraum zu verlangen. Sein Überwachungsrecht ist primär gegenwarts- und zukunftsbezogen. Nur wenn konkrete Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten vorliegen, kann er detailliertere Auskünfte einfordern. Die bloße Möglichkeit von Fehlern reicht dafür nicht aus.
Was Betriebsräte und Arbeitgeber beachten müssen
Für Betriebsräte bedeutet die Entscheidung, dass sie zwar Anspruch auf elektronisch verfügbare Daten haben, dieser Anspruch aber durch Vereinbarungen oder Vergleiche eingeschränkt werden kann. Sie sollten daher bei der Formulierung solcher Regelungen darauf achten, dass ihr Recht auf anlassbezogene Informationen nicht unnötig beschnitten wird. Gleichzeitig müssen sie konkrete Gründe darlegen, wenn sie über die vereinbarten Unterlagen hinausgehende Daten anfordern.
Arbeitgeber hingegen können durch klare Absprachen mit dem Betriebsrat den Umfang ihrer Vorlagepflichten begrenzen. Wichtig ist, dass sie die vereinbarten Berichte tatsächlich bereitstellen und bei berechtigten Anfragen kooperieren. Eine pauschale Verweigerungshaltung ist riskant, da Gerichte im Zweifel die Informationsrechte des Betriebsrats stärken.
Transparenz ja – aber mit Augenmaß
Das Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln unterstreicht, dass der Informationsanspruch des Betriebsrats zwar weit reicht, aber nicht schrankenlos ist. Gerichte akzeptieren praktikable Lösungen, die den Aufwand für den Arbeitgeber in Grenzen halten, ohne die Kontrollfunktion des Betriebsrats zu gefährden. Betriebsräte sollten daher frühzeitig auf eine vollständige und nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung drängen und bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten gezielt nachhaken. Arbeitgeber tun gut daran, transparente Prozesse zu schaffen und im Dialog mit dem Betriebsrat zu bleiben – nicht nur, um Konflikte zu vermeiden, sondern auch, um rechtliche Risiken zu minimieren.
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