Seit dem 1.1.2020 muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden. Der Kunde entscheidet dann eigenständig darüber, was er mit dem Beleg macht. Dies gilt sowohl für größere Unternehmen als auch für „den Bäcker an der Ecke“, der einem Kunden Brötchen verkauft. Die Finanzverwaltung (siehe FAQ sowie BMF-Schreiben vom 17.6.2019, Az. IV A 4 – S 0316-a/18/10001) hat aber nun darauf hingewiesen, dass ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht nicht bußgeldbewehrt ist.
Hintergrund zur neuen Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht muss derjenige befolgen, der Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 der Abgabenordnung erfasst. Dies sind z. B. elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.
Beachten sie: Wer also eine „offene Ladenkasse“ (auch Schubladenkasse genannt) benutzt, ist von der Belegausgabepflicht nicht betroffen.
Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme gegeben wird. Unabhängig von der Entgegennahme ist der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen. Die Sichtbarmachung eines Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein reicht nicht aus.
Bei einem Papierbeleg reicht das Angebot zur Entgegennahme aus, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht zur Belegannahme durch den Kunden sowie zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht auch keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers für nicht entgegengenommene Papierbelege.
Beachten sie | Diese und weitere Punkte (wie die Anforderungen an den Beleg) hat das Bundesfinanzministerium in einem Anwendungserlass vom 17.6.2019 geregelt.
Befreiungsmöglichkeiten und Sanktionen
Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien.
Eine Befreiung kommt nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte für den Steuerpflichtigen in Betracht. Ob eine solche vorliegt, ist eine Frage des Einzelfalls und von den Finanzbehörden vor Ort zu prüfen. So heißt es in einem FragenAntwortenKatalog, in dem das Bundesfinanzministerium Fragen zur Belegausgabepflicht beantwortet hat.
Und noch eine Frage ist interessant: „Was passiert, wenn der Ausgabepflicht nicht entsprochen wird?“ Hier lautet die Antwort: „Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.“
Beachten sie: Bei Betriebsprüfungen listen Prüfer nicht selten eine Vielzahl von formellen Mängeln auf – insbesondere im Zusammenhang mit der Kassenführung. Ob diese Mängel dann zu einer Hinzuschätzung berechtigen, kann nicht allgemein beantwortet werden, sondern hängt vom Einzelfall ab.
Rechtsanwalt Jens Ferner ist Lehrbeauftragter für Wirtschaftsstrafrecht und IT-Compliance (FH Aachen), Softwareentwickler, fortgebildet in Kommunikationspsychologie und publiziert fortlaufend.
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