In einer Abmahnung muss der Anlass und die Eigenart einer beanstandeten Pflichtverletzung in tatsächlicher Hinsicht hinreichend konkret und bestimmt dargestellt werden. Hierauf hat das Landesarbeitsgericht Köln (7 Sa 625/17) hingewiesen. Die Richter begründeten das damit, dass eine zur Personalakte genommene Abmahnung regelmäßig Relevanz für mehrere Jahre hat. Daher müsse der Vorwurf über Jahre hinweg rekonstruierbar bleiben. Das gelinge nur, wenn der Vorwurf nachvollziehbar und konkret geschildert werde:
Von erheblicher Bedeutung ist dabei, dass in der Abmahnung eine hinreichend bestimmte Tatsachengrundlage für ein konkret bezeichnetes Fehlverhalten des Arbeitnehmers dargestellt wird. Wie die Beklagte und Berufungsklägerin in ihrer Berufungsbegründung zu Recht selbst erwähnt, kommt einer in die Personalakte aufzunehmenden Abmahnung nicht nur eine Rüge- und Warnfunktion, sondern auch eine Dokumentationsfunktion zu. Zwar steht inhaltlich die Rüge- und Warnfunktion im Vordergrund.
Da jedoch eine Abmahnung je nach den Umständen des Einzelfalls regelmäßig über eine ganze Reihe von Jahren hinweg für ein Arbeitsverhältnis von Bedeutung sein kann, spielt auch die Dokumentationsfunktion eine wichtige und wesentliche Rolle. Wegen der mehrjährig andauernden Relevanz einer Abmahnung müssen der konkrete Anlass und die konkrete Eigenart der in der Abmahnung beanstandeten Pflichtverletzungen über Jahre hinweg jederzeit rekonstruierbar sein. Dies gilt einerseits vor dem Hintergrund, dass das menschliche Erinnerungsvermögen mit fortschreitender Zeit verblasst, andererseits aber auch deshalb, weil insbesondere auf Arbeitgeberseite im Laufe der Zeit die handelnden Personen und Verantwortungsträger wechseln können.
Landesarbeitsgericht Köln, 7 Sa 625/17
Da der Arbeitnehmer das Recht hat, die Entfernung einer Abmahnung aus seinen Personalakten zu verlangen, wenn diese bestimmten formellen Grundanforderungen nicht gerecht wird kann es dann dabei – wie in diesem Fall – schädlich sein, wenn eine Abmahnung den Fehlverhaltensvorwurf zu unkonkret und zu vage beschreibt. In einem solchen Fall ist die Abmahnung zu entfernen.
Rechtsanwalt Jens Ferner ist Lehrbeauftragter für Wirtschaftsstrafrecht und IT-Compliance (FH Aachen), Softwareentwickler, fortgebildet in Kommunikationspsychologie und publiziert fortlaufend.
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