Zeiterfassungssystem – Zeiterfassung durch biometrische Daten

Arbeitszeiterfassung und Arbeitnehmerdatenschutz: Die Arbeitszeiterfassung durch ein Zeiterfassungssystem mittels Fingerabdruck ist nicht erforderlich im Sinne von § 26 Abs. 1 BDSG – und damit ohne Einwilligung der betroffenen Person nicht zulässig, so das Arbeitsgericht Berlin (29 Ca 5451/19).

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass es sich Datenschutzrechtlich bei den durch Fingerabdruck erhobenen Daten um biometrische Daten nach Artikel 9 Abs. 1 DSGVO und zugleich „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ im Sinne von § 26 Abs. 3 BDSG handelt. Diesen Daten ist eigen, dass eine Verarbeitung die Privatsphäre des Mitarbeiters und damit das Recht auf informationelle Selbstbestimmung im besonderen Maße verletzen kann.

Verarbeitung nur mit Erlaubnis

Die Verarbeitung von biometrischen Daten – und somit auch von Fingerabdruck-Datensätzen – ist nach Artikel 9 Abs. 1 GSGVO grundsätzlich verboten. Allerdings enthält Artikel 9 Abs. 2 GSGVO mehrere Erlaubnistatbestände, bei deren Vorliegen eine Verarbeitung (ausnahmsweise) doch zulässig ist. Arbeitsrechtlich relevant sind insbesondere die Erlaubnistatbestände „Erforderlichkeit“, „Freiwillige Einwilligung“ und „Kollektivvereinbarung“. Wenn nun keine Einwilligung des Arbeitnehmers und auch keine Kollektivvereinbarung vorliegen, verbleibt nur noch das Kriterium der Erforderlichkeit.

Damit dies anzunehmen ist, darf kein Grund zu der Annahme bestehen, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person (des Beschäftigten) an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt. Biometrische Merkmale eines Beschäftigten darf der Arbeitgeber nach § 26 Abs. 3 BDSG nur dann verarbeiten, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung von biometrischen Merkmalen muss im Rahmen der dreistufigen Prüfung folgende Voraussetzungen erfüllen, die das Arbeitsgericht zusammenfasst:

  1. Das biometrische Verfahren muss für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geeignet sein, das heißt, der jeweils auf das Beschäftigungsverhältnis bezogene Zweck muss tatsächlich gefördert werden können.
  2. Es darf kein anderes, gleich wirksames, das Persönlichkeitsrecht weniger beeinträchtigendes Mittel existieren.
  3. Als Ergebnis einer umfassenden Abwägung der schutzwürdigen Interessen und Grundrechte des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers muss die Beeinträchtigung des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten durch das Biometrische Verfahren in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck der Datenverwendung stehen.

Keine allgemeine Erforderlichkeit von biometrischen Daten bei der Zeiterfassung

Es gilt der Grundsatz: Je intensiver in das Persönlichkeitsrecht eingegriffen werden soll, desto schwerer muss der vom Arbeitgeber mit dem Verfahren verfolgte konkrete Zweck wiegen. Das Arbeitsgericht stellt insoweit nachvollziehbar klar, dass das Interesse des Arbeitgebers an einer biometrischen Zugangskontrolle zu Bereichen mit sensiblen Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsgeheimissen eher überwiegen wird, als bei einer angestrebten Zugangssicherung zu „normalen“ Bürobereichen. Kritisch sieht das Gericht sodann die Erforderlichkeit:

Dabei ist zu berücksichtigen, dass dadurch die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen erheblich beeinträchtigt werden. Wenn auch vereinzelt Missbrauch von Zeiterfassungssystemen durch Falscheintragungen oder im Falle einer Stempelkarte durch „mitstempeln“ durch Kollegen auftreten mögen, so ist dennoch in der Regel davon auszugehen, dass sich die weit überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer rechtstreu verhält, also für eine solche Art von Kontrollen keinerlei Anlass gegeben ist, es sei denn, dass konkrete Umstände im Einzelfall (Nachweise über Missbräuche in nicht unerheblichem Umfang) die Erforderlichkeit einer solchen Maßnahme begründen können.

Arbeitsgericht Berlin, 29 Ca 5451/19

Das Arbeitsgericht macht deutlich, dass man hier zu einer entsprechenden Sichtweise durchaus bereit wäre und nennt einzelne Faktoren, unter denen man über eine biometrische Erfassung sprechen könnte:

  • Wenn durch das bisherige „händische“ System der Zeiterfassung erheblicher Missbrauch betrieben wurde;
  • Wenn im Fall der Einführung eines anderen Zeiterfassungssystems (ohne die Speicherung biometrischer Daten) Missbrauch in erheblichem Umfang oder auch nur in nennenswertem Umfang zu befürchten wäre;
  • Wenn der konkrete Arbeitnehmer in der Vergangenheit durch Falschangaben betreffend seine Arbeitszeit negativ aufgefallen wäre;

Zulässigkeit biometrischer Zeiterfassung

Im Gesamtbild zeigt sich also, dass ein Arbeitgeber keineswegs „einfach so“ eine biometrische Zeiterfassung einführen können wird. Anders wird dies sein, wenn nachweisbar deutlicher und nicht anders zu beseitigender Missbrauch der Zeiterfassung vorliegt oder eine besonders gesicherte bzw. sensible Arbeitsumgebung anzunehmen sein wird.