Arbeitszeugnis: Immer wieder gibt es Streit um das Arbeitszeugnis, etwa um die Inhalte oder die Frage wann und in welcher Form es zu erteilen ist. Dieser Beitrag von Rechtsanwalt Jens Ferner zum Arbeitszeugnis erläutert, welche Ansprüche der Arbeitnehmer hat, wie das Arbeitszeugnis aussehen muss und welche Formulierungen im Arbeitszeugnis gewählt werden müssen.

Rechtsanwalt für Arbeitszeugnis: Rechtsanwalt Jens Ferner berät und vertritt Sie im gesamten Arbeitsrecht, auch bei Fragen und Streit rund um das Arbeitszeugnis.

Arbeitszeugnis: Anspruch auf Erteilung eines Abschlusszeugnisses

Anspruchsgrundlage für die Erteilung eines schriftlichen Arbeitszeugnisses in deutscher Sprache ist seit dem 1.1.03 für alle Arbeitnehmer § 109 GewO. Diese Vorschrift hat § 630 BGB als Anspruchsgrundlage für die Zeugniserteilung abgelöst, der hingegen weiterhin für den Zeugniserteilungsanspruch in freien Dienstverhältnissen seine Bedeutung hat. Nach § 8 BBiG können Auszubildende vom Ausbilder ein Arbeitszeugnis verlangen. Nach § 84 Abs. 2 HGB steht ein Zeugniserteilungsanspruch auch freien Handelsvertretern zu. In jedem Fall kann auch der angestellte Geschäftsführer ein Zeugnis verlangen, sofern er nicht gleichzeitig Gesellschafter ist.

Der Zeugniserteilungsanspruch des Arbeitnehmers richtet sich gegen den Arbeitgeber als Aussteller und kann von diesem auf den jeweiligen Fachvorgesetzten des Arbeitnehmers delegiert werden. Der Anspruch entsteht spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist im Rahmen eines gekündigten Arbeitsverhältnisses. Das gilt auch für den Fall, dass gegen die Kündigung Kündigungsschutzklage erhoben wurde.

Der Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses als Arbeitszeugnis

Vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann bei Vorliegen eines triftigen Grunds ein Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnis als Zwischenzeugnis bestehen, insbesondere während einer laufenden Kündigungsschutzklage, was auch taktisch klug sein kann. Ein triftiger Grund kann dabei der Wechsel des Arbeitgebers, des Vorgesetzten, bei erheblicher Veränderung der Tätigkeit oder Ruhen des Arbeitsverhältnisses wegen Wehrdiensts, Elternzeit o.Ä. gegeben sein. Die Grundsätze der Zeugniserteilung hinsichtlich Form und Inhalt gelten auch für das Zwischenzeugnis.

Das Bundesarbeitsgericht fasst den Anspruch auf Zeugniserteilung wie Folgt zusammen:

„Ein Arbeitgeber erfüllt den Zeugnisanspruch, wenn das von ihm erteilte Zeugnis nach Form und Inhalt den gesetzlichen Anforderungen des § 109 GewO entspricht. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss sich das Zeugnis auf Führung (Verhalten) und Leistung erstrecken (qualifiziertes Zeugnis), § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO. Dabei richtet sich der gesetzlich geschuldete Inhalt des Zeugnisses nach den mit ihm verfolgten Zwecken. Es dient dem Arbeitnehmer regelmäßig als Bewerbungsunterlage und ist insoweit Dritten, insbesondere möglichen künftigen Arbeitgebern, Grundlage für ihre Personalauswahl. Dem Arbeitnehmer gibt es zugleich Aufschluss darüber, wie der Arbeitgeber seine Leistung beurteilt. Daraus ergeben sich als inhaltliche Anforderungen der Grundsatz der Zeugniswahrheit und der in § 109 Abs. 2 GewO auch ausdrücklich normierte Grundsatz der Zeugnisklarheit(vgl. BAG 15. November 2011 – 9 AZR 386/10 – Rn. 9 mwN, BAGE 140, 15).“ – BAG, 9 AZR 8/15

Verjährung und Verwirkung des Anspruchs auf Erteilung eines Arbeitszeugnis

Der Zeugniserteilungsanspruch unterliegt der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren, kann hingegen bereits vorher verwirken. Er ist daher angemessene Zeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend zu machen. Gleiches gilt für den Anspruch auf Berichtigung eines erteilten Zeugnisses.

Doch ist bei der Berichtigung Vorsicht geboten, hier ist zu langes Warten definitiv schädlich: Wenn der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis erteilt hat, kann er davon ausgehen, dass Einwendungen gegen den Wortlaut des Zeugnisses alsbald nach Erteilung bzw. Erhalt des Zeugnisses durch den Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Zumindest dann, wenn der Arbeitnehmer 15 Monate abwartet, um einen Anspruch auf Berichtigung des Zeugnisses geltend zu machen, führt dies regelmäßig zur Verwirkung des Anspruchs auf Abänderung des Zeugnisses. Regelmäßig wird ein Anspruch auf Berichtigung des Zeugnisses nach einem Zeitraum von 10 Monaten oder mehr als verwirkt anzusehen sein. Im Bereich von Arbeitsverhältnissen, die dem Anwendungsbereich von Tarifverträgen unterliegen, sind darüber hinaus hinsichtlich der Ansprüche auf Zeugniserteilung bzw. -berichtigung die tarifvertraglichen Ausschluss- bzw. Verfallfristen zu beachten.

Die Form des Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis ist frei von Rechtschreibfehlern schriftlich zu erteilen und auf Firmenpapier zu verfassen, sofern die Verwendung des Firmenpapiers üblich ist. Darüber hinaus ist es mit Ausstellungsdatum zu versehen und persönlich vom Aussteller zu unterzeichnen. Die Unterzeichnung hat mit einem dokumentenechten Stift zu erfolgen. Nach § 109 Abs. 3 GewO ist die Ausstellung in elektronischer Form nicht zulässig. Es besteht kein Anspruch auf Erteilung eines ungeknickten Zeugnisses, wenn das Originalzeugnis kopierfähig ist und Knicke sich nicht auf den Kopien abzeichnen.

Zugang des Arbeitszeugnisses

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer das Zeugnis abzuholen.

Der Inhalt des Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis muss in erster Linie wahr sein: Als Bewerbungsunterlage des Arbeitnehmers und Entscheidungsgrundlage für die Personalauswahl künftiger Arbeitgeber muss das Zeugnis inhaltlich wahr und zugleich von verständigem Wohlwollen gegenüber dem Arbeitnehmer getragen sein. Es darf dessen weiteres Fortkommen nicht unnötig erschweren (BAG 20. Februar 2001 – 9 AZR 44/00 – Rn. 17, BAGE 97, 57). Die Wahrheitspflicht umfasst alle Fragen des Zeugnisrechts und damit den gesamten Inhalt eines Zeugnisses. Zwar soll ein Zeugnis das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren. Es kann aber nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend sein. Beachten Sie: Beim Arbeitszeugnis gilt der Grundsatz der „Zeugniswahrheit“, übrigens auch, wenn der Arbeitnehmer sich sein Zeugnis selber schreiben darf.

Einfaches Arbeitszeugnis

Das so genannte „einfache“ Arbeitszeugnis erstreckt sich nur auf Art und Dauer der Beschäftigung. Aus ihm müssen die Person des Arbeitnehmers mit Namen, Vornamen, Beruf und akademischem Grad hervorgehen, ebenso die Anschrift und das Geburtsdatum. Die Art der Beschäftigung ist genau und vollständig zu beschreiben. Die Dauer des Arbeitsverhältnisses ist anzugeben, wobei kürzere Unterbrechungen wegen Urlaub und Krankheit außer Betracht zu bleiben haben. Der Beendigungsgrund ist nur auf Verlangen anzugeben.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das qualifizierte Arbeitszeugnis erstreckt sich neben Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses auch auf Führung (Verhalten) und Leistung des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis. Es muss daher neben den o.g. Angaben des einfachen Arbeitszeugnisses auch Tatsachen zur Beurteilung der Leistung und des Verhaltens enthalten.

Die Wortwahl hinsichtlich der Formulierung der Bewertungskriterien steht grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers, es ist hingegen der Verkehrssitte Rechnung zu tragen, die mit bestimmten Formulierungen bestimmte Bewertungen verbindet (siehe die folgenden Checklisten). Typischerweise werden Arbeitszeugnisse mit einer Schlussformel versehen (z.B. Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche für die berufliche Zukunft). Der ArbG ist jedoch nicht verpflichtet, das Zeugnis mit einer solchen Formel abzuschließen.

Notenskalen im Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse verwenden üblicherweise bestimmte Standardformulierungen. Die wichtigsten sind nachfolgend aufgezeigt:

Arbeitszeugnis: Die Beurteilung der Leistung

Den Arbeitgeber trifft die Beweislast dahingehend, dass der Arbeitnehmer eine schlechtere als Durchschnittliche Leistung erbracht hat. Dabei ist die Note „gut“ nicht durchschnittlich, sondern nur die Note „befriedigend“.

Hinsichtlich der Beurteilung der Leistung geht die Praxis heutzutage im Wesentlichen von einer fünfstufigen Notenskala aus, die wie folgt aufgebaut ist:

• „stets (jederzeit, immer) zu unserer vollsten Zufriedenheit“ = sehr gute Leistung;
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ = gute Leistung;
• „stets zu unserer Zufriedenheit“ oder „zu unserer vollen Zufriedenheit“ = befriedigende bzw. gute durchschnittliche Leistung;
• „zu unserer Zufriedenheit“ = unterdurchschnittliche, aber ausreichende Leistung;
• „insgesamt (im Großen und Ganzen) zu unserer Zufriedenheit“ = mangelhafte Leistung;
• „der Arbeitnehmer hat sich bemüht“ = unzureichende bzw. ungenügende Leistung.

Beurteilung der Arbeitsweise im Arbeitszeugnis

Arbeitserfolg und Arbeitsweise werden im Allgemeinen dahingehend formuliert, dass eine „Erledigung der Aufgaben mit äußerster Sorgfalt und großer Genauigkeit“ sehr gut, „mit großer Sorgfalt und Genauigkeit“ gut und das Weglassen des „groß“ als befriedigend anzusehen ist. Formulierungen unterhalb dieser Normen sind als ausreichend bis mangelhaft anzusehen.

Die Beurteilung des Verhaltens im Arbeitszeugnis

Auch die Bewertung des Verhaltens eines Arbeitnehmers gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und Dritten wird heute im Wesentlichen standardisiert vorgenommen. Es haben sich folgende Formulierungen herausgebildet:

• „sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets einwandfrei/vorbildlich“ = sehr gut
• „sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war einwandfrei/vorbildlich“ = gut
• „sein Verhalten war gut“ = befriedigend
• „stets befriedigend“ = ausreichend

Die Bewertung des Verhaltens hat sich dabei nicht auf ein sozialethisches Verhalten, sondern auf das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Dritten, sowie die Verantwortungsbereitschaft, die Beachtung der betrieblichen Ordnung und das Führungsverhalten gegenüber den unterstellten Mitarbeitern zu beziehen.

Arbeitszeugnis: Aufbau des Zeugnisses

Auch der Aufbau eines Arbeitszeugnisses folgt festgelegten Regeln. Dabei ist üblicherweise folgende Reihenfolge einzuhalten:

1.  Firmenbogen (Briefkopf/Angaben zum Arbeitgeber)
2. Überschrift (Schluss- oder Zwischenzeugnis),
3. Eingangsformel (Personalien des Arbeitnehmers),
4. Dauer des Arbeitsverhältnisses (Vordienst- oder Ausbildungszeiten/ggf. Dauer von Unterbrechungen),
5. Aufgabenbeschreibung (Unternehmensbereich/Branche/Aufgabengebiet/Art der Tätigkeit/Berufsbild und berufliche Entwicklung) (das Weglassen typischer Aufgaben kann versteckte Kritik sein)
6. Leistungsbeurteilung (Arbeitsbefähigung/Arbeitsbereitschaft/Erfolg bzw. Erwartungen des Arbeitgebers; herausragende Erfolge oder Ergebnisse, Zusammenfassung) (keine Smilies)
7. Führungsleistung (bei Vorgesetzten),
8. Verhaltensbeurteilung,
9. Beendigungsmodalitäten (Schlusszeugnis)/Zeugnisvergabegrund (Zwischenzeugnis),
10. Schlussformel, (nicht zwingend bei nur durchschnittlicher Leistung)
11. Aussteller (Ort, Datum, Unterschrift) (Unterschrift muss leserlich sein)