Aktenversendungspauschale: OLG Köln zum Anfall der Aktenversendungspauschale bei Anwaltspostfach

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Rechtsanwalt Jens Ferner

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Das Thema Aktenversendungspauschale beschäftigt aktuell das OLG Köln nachdem der Gesetzgeber durch das 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz den Wortlaut sowohl in KV 2003 FamGKG als auch KV 9003 GKG wie folgt geändert hat, dass aus dem Satz

„Pauschale für die Versendung von Akten auf Antrag je Sendung“

nunmehr

„Pauschale für die bei der Versendung von Akten auf Antrag anfallenden Auslagen an Transport- und Verpackungskosten je Sendung“

wurde. Gerade beim Versand an Postfächer der Anwälte bei Gericht ergibt sich nun die Frage, ob Kosten entstehen können, etwa alleine weil das Postfach bei einem anderen Gericht existiert. Dies wird von Bezirksrevisoren teilweise so gesehen, da anders als vorher Transport- und Verpackungskosten ausdrücklich vorgesehen sind. Dies bejaht das OLG Köln sogar und setzt sich in zwei Entscheidungen (OLG Köln, 14 WF 163/14 und 2 Ws 601/14) mit der Frage auseinander. Dabei nimmt die Entscheidung mit WF-Aktenzeichen ausdrücklich Bezug auf die Entscheidung mit Ws-Aktenzeichen, auch wenn es um verschiedene Senate geht, liegt damit inhaltlich eine einheitliche Rechtsprechung vor.

Grundsätzlich keine Aktenversendungspauschale

Die neuere Entscheidung (WF-Aktenzeichen) fasst die bisherige Rechtsprechung gut zusammen und sollte als erstes gelesen werden:

Der zweite Strafsenat des Oberlandesgerichts Koblenz hat in seiner unter anderem in AnwBl 2014, 657 veröffentlichten Entscheidung vom 20. März 2014 zutreffend herausgearbeitet, dass aufgrund der Neufassung der Nr. 9003 KV-GKG mit dem Inkrafttreten des 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetzes am 1. August 2013 die Aktenversendungspauschale bei Gewährung von Akteneinsicht über das Gerichtsfach eines Rechtsanwalts nicht mehr erhoben werden kann, auch dann nicht, wenn die Akten zu diesem Zweck zwischen Staatsanwaltschaft und Landgericht in verschiedenen Justizgebäuden durch Justizbedienstete mit dem Dienstwagen transportiert werden müssen, und dass unter den Begriff der Auslagen in KV 9003 GKG die auf den konkreten Versendungsvorgang im Einzelfall bezogenen gesondert bezifferbaren Geldleistungen zu verstehen sind, für die die Justizkasse in Vorleistung tritt. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine Bezifferung im Einzelnen nicht mehr erforderlich, da das Kostenverzeichnis eine Pauschalabrechnung i.H.v. 12 Euro vorsieht.

Der (etwa durch das Verpacken der Akten, das Ab- und Zutragen, das Versehen der Akten mit einem Begleitschreiben etc. ) entstehende justizinterne Verwaltungsaufwand lasse die Festsetzung einer Aktenversendungspauschale nicht mehr zu, weil mit der Pauschale der Ersatz „barer Auslagen“ gemeint sei.

Die Feststellungen sind insoweit auf den ersten Blick klar und eindeutig: Es spielt keine Rolle, ob die Akten im gleichen Gebäude in einem Anwaltspostfach landen oder ob die Verwaltung ein Anschreiben ausdrucken und auf die Akte heften muss – eine Aktenversendungspauschale fällt nicht an.

Ausnahme: Bezifferbare Ausgaben

So klar dieser Absatz auch ist – er ist nicht abschliessend. Wichtig ist der letzte zitierte Teil, wo es um den Ersatz „barer Auslagen“ geht. Wenn solche Auslagen, in Form bezifferbarer Kosten, festzustellen sind, ist die Aktenversendungspauschale nämlich gleichwohl zu erheben. Dies stellt auch die Entscheidung mit WS-Aktenzeichen klar:

Aufgrund des geänderten Wortlautes sowie dem im angefochtenen Beschluss sowie in der Entscheidung des Oberlandesgerichts Koblenz dargelegten Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens soll mit der Pauschale nicht (mehr) der justizinterne Verwaltungsaufwand abgegolten, sondern Ersatz für die mit einer Aktenversendung angefallenen Auslagen für Transport und Verpackung erhoben werden. Zur Vermeidung von Wiederholungen nimmt der Senat auf die überzeugenden und nicht ergänzungsbedürftigen Begründungen in den vorgenannten Entscheidungen Bezug. Ausweislich der Begründung des Rechtsausschusses (BT-Drs. 17/13537, S. 268), wonach durch „die Änderung der Formulierung … klarer zum Ausdruck kommen (soll), dass mit der Pauschale der Ersatz barer (Hervorhebung durch den Senat) Auslagen gemeint ist“, muss durch die Aktenversendung ein konkreter, grundsätzlich bezifferbarer Geldbetrag verursacht werden. Der Ansicht des Landgerichts, dass auf der Grundlage eines natürlichen Wortverständnisses bei einem nicht näher ausscheidbaren Anteil an entstandenen Auslagen nicht mehr von „baren“ Auslagen eines konkreten Versandvorgangs gesprochen werden kann, schließt sich der Senat an.

Und eben dies ist dann anzunehmen, wenn etwa auf Grund einer Vereinbarung mit dem Kurierdienst eines Anwaltvereins eine konkrete Zahlung je Transport einer Akte anfällt:

Der Bezirksrevisor bei dem Landgericht Köln hat nämlich auf eine entsprechende Verfügung des Senats zwischen dem Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch den Präsidenten des Landgerichts Köln, und dem Kölner Anwaltverein geschlossene Verträge vorgelegt, aus denen sich ergibt, dass der Kölner Anwaltverein die Beförderung der Post der beteiligten Dienststellen (das sind neben dem Amts- und Landgericht Köln die Amtsgerichte in Bergheim, Bergisch Gladbach, Brühl, Gummersbach, Kerpen, Leverkusen, Wermelskirchen und Wipperfürth sowie die Staatsanwaltschaft Köln) gegen Entgelt übernimmt. Der Kölner Anwaltverein erhält für jede Sendung zwischen den beteiligten Dienststellen einen zwischen den Vertragspartnern ausgehandelten Preis in bestimmter Höhe zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Im Bereich der vorgenannten Dienststellen wird damit pro Aktenversendung ein konkreter und bezifferter Geldbetrag zur Zahlung fällig, der in Abgrenzung zum Verwaltungsaufwand im vorbezeichneten Sinne als „bare Auslage“ zu werten ist.

Fazit: Aktenversendungspauschale kann im Einzelfall anfallen

Es spielt mit der OLG-Rechtsprechung somit wohl keine Rolle, wo der Anwalt sein Postfach unterhält bzw. ob die Akte durch verschiedene Gebäude oder gar in andere Gerichte transportiert werden muss (insoweit hat das OLG Köln in der Entscheidung 2 Ws 601/14 klar gestellt, dass ein Versand von Bonn nach Köln gerade nicht reflexartig eine Aktenversendungspauschale auslöst). Wenn aber bezifferbare Kosten nach Art „barer Auslagen“ anfallen, entsteht die Aktenversendungspauschale. Und dies kann mit dem OLG Köln der Fall sein, wenn der Kurierdienst eines örtlichen Anwaltvereins die Kosten für den Transport der Justiz jedenfalls für jeden einzelnen Transport in Rechnung stellt. Ob dies auch bei einer jährlichen pauschalen Summe der Fall wäre, erscheint dagegen kritisch.

Es muss somit vor Ort in jedem Einzelfall geprüft werden, welche Vereinbarungen existieren. Die Anwaltvereine müssen sich dann auch auf Diskussionen gefasst machen, da Anwälte vorhersehbar darauf verweisen werden, dass sie am Ende selber für den Kurierdienst zahlen, aber auch die Aktenversendungspauschale an die Gerichte bzw. Staatsanwaltschaften zahlen, die wiederum ebenfalls die Kurierdienste vergüten. Es bleibt abzuwarten welchen Weg die Diskussionen hier gehen.