Im Fokus beim Finanzgericht Düsseldorf (3 K 1887/22 H(L)) steht die Frage, ob die von der Klägerin, einer GmbH im Kraftstoffhandel, geführten Fahrtenbücher als ordnungsgemäß anzuerkennen sind.
Zwei PKW des Unternehmens, genutzt auch für private Zwecke des Geschäftsführers L. V., wurden mittels eines elektronischen Fahrtenbuches „Fahrtenbuch Express“ dokumentiert. Die Fahrten wurden zunächst handschriftlich notiert und später ins elektronische Fahrtenbuch übertragen. Die Fahrtenbücher erlaubten nachträgliche Änderungen, protokollierten diese aber in separaten Dateien.
Rechtliche Analyse
Das Finanzgericht stellte fest, dass die Fahrtenbücher nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zentral waren dabei zwei Mängel: Erstens fehlte die erforderliche äußere geschlossene Form, da nachträgliche Änderungen möglich waren und nur in separaten Protokolldateien ersichtlich wurden.
Zweitens wurde die zeitnahe Erfassung der Fahrten nicht eingehalten, da Eintragungen gebündelt nach Tankvorgängen erfolgten, manchmal über mehrere Wochen verteilt. Dies gefährdet die Vollständigkeit und Richtigkeit der Eintragungen. Aufgrund dieser Mängel wies das Gericht die Klage ab und entschied, dass der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagennutzung nach der 1 %-Regelung zu berechnen ist.
Schlussfolgerungen für Betroffene
Dieses Urteil betont die Wichtigkeit ordnungsgemäßer Fahrtenbuchführung. Insbesondere bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen die Anforderungen einer geschlossenen Form und zeitnahen Erfassung streng beachtet werden. Änderungen müssen sofort ersichtlich sein, und es darf nicht zu langen Verzögerungen zwischen Fahrt und Eintragung kommen. Unternehmen, die Fahrtenbücher führen, sollten daher sicherstellen, dass ihre Dokumentationspraxis diesen Kriterien entspricht, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Empfehlungen für den Alltag
Für die Praxis empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuchsystem zu wählen, das eine lückenlose und zeitnahe Erfassung der Fahrten ermöglicht. Zudem sollte man darauf achten, dass nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch selbst ersichtlich sind und nicht in separaten Dateien gespeichert werden.
Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Fahrtenbuchsysteme den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
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