Bereits seit dem 1. Januar 2023 ist die Nutzung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland verpflichtend. Diese gesetzliche Neuerung zielt darauf ab, Manipulationen an digitalen Kassendaten zu verhindern und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit von Umsätzen gegenüber der Finanzverwaltung zu gewährleisten. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmer, und welche steuerrechtlichen Konsequenzen sind zu beachten?
Was ist eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Eine TSE kann als eine Art digitaler „Tresor“ betrachtet werden, der alle Transaktionen, die an einem Kassensystem getätigt werden, unveränderbar speichert. Sobald eine Transaktion abgeschlossen ist, werden die relevanten Daten durch die TSE signiert und damit gegen nachträgliche Änderungen geschützt.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die TSE technisch umzusetzen: als Hardware-Lösung (wie ein spezieller USB-Stick oder eine SD-Karte) oder als Cloud-basierte Lösung. Beide Varianten müssen jedoch eine Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) durchlaufen, um rechtlich anerkannt zu sein.
Steuerrechtliche Relevanz der TSE
Die Einführung der TSE bringt eine Reihe von Vorteilen aus steuerrechtlicher Sicht mit sich. Vor allem die Rechtssicherheit steht hierbei im Vordergrund: Durch die manipulationssichere Aufzeichnung der Umsätze werden Betriebsprüfungen erleichtert, und Unternehmer laufen weniger Gefahr, aufgrund von vermeintlich unvollständigen oder fehlerhaften Aufzeichnungen nachträgliche Steuernachzahlungen leisten zu müssen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Schutz vor Manipulationen durch Dritte. Steuerbetrug durch Manipulation von Kassendaten war in der Vergangenheit ein wiederkehrendes Problem, das nun durch den Einsatz der TSE erheblich erschwert wird. Zudem sorgt die TSE für einen einheitlichen Datenstandard, der die Prüfung durch die Finanzverwaltung erleichtert und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen reduziert.
Schutz vor Manipulation: Wie sicher ist die TSE wirklich?
Eine häufig gestellte Frage in diesem Zusammenhang ist, ob es Möglichkeiten gibt, eine korrekt implementierte und zertifizierte TSE zu manipulieren. Nach aktuellem Stand der Technik gibt es jedoch keine bekannten Methoden, um eine TSE erfolgreich zu manipulieren. Die TSE ist so konzipiert, dass sie äußerst robust gegen Manipulationsversuche ist und zahlreiche Schutzmechanismen beinhaltet:
- Zweite, abgesicherte Speicherung: Alle Transaktionen werden an einem zweiten, gesicherten Ort gespeichert. Wenn eine Veränderung in der Kasse vorgenommen wird, stimmt diese nicht mehr mit der Sicherung überein, was sofort auffällt.
- Einzigartige Signaturen: Jede Transaktion erhält eine fortlaufende, einzigartige Signatur, die Teile der vorherigen Signatur enthält. Sollte eine Transaktion gelöscht oder verändert werden, passen die Signaturen nicht mehr zusammen, was sofort erkennbar ist.
- Erkennung von Manipulationsversuchen: Die TSE ist in der Lage, Manipulationsversuche und unerlaubte Zugriffe zu erkennen. In solchen Fällen kann es sogar zum Ausfall des gesamten Kassensystems kommen, um weitere Schäden zu verhindern.
- Verschlüsselung der Daten: Alle gespeicherten Daten werden verschlüsselt, sodass sie weder von Dritten gelesen noch verändert werden können.
Zusätzlich ist jede TSE vom BSI zertifiziert und verfügt über Sicherheitszertifikate, die ihre Echtheit und Integrität nachweisen. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt können die gesicherten Daten einfach exportiert und auf mögliche Lücken oder Veränderungen hin überprüft werden.
Schwachstellen und Umgehungsversuche: Manipulation trotz TSE?
Obwohl die TSE selbst als sehr sicher gilt, gibt es dennoch Schwachstellen, die bei der Implementierung und Nutzung auftreten können. Kriminelle Energie findet immer wieder Wege, um Systeme zu umgehen, und auch bei der TSE sind solche Versuche bekannt:
- Parallele Kassensysteme: Einige Betriebe versuchen, nicht alle Umsätze über die TSE-Kasse zu erfassen. Stattdessen werden parallele, nicht zertifizierte Systeme genutzt, um Schwarzumsätze zu verbuchen. Diese Vorgehensweise stellt jedoch ein erhebliches Risiko dar, da sie bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung entdeckt werden kann, was zu erheblichen Strafen und Nachzahlungen führen würde.
- Software aus dem Darknet: Es gibt Berichte über Software-Angebote im Darknet, die angeblich TSE-Daten nachträglich verändern können. Die Wirksamkeit dieser Tools ist jedoch fraglich, da die TSE so konzipiert ist, dass nachträgliche Veränderungen sofort erkannt werden.
- Manipulierte Cloud-Dienste („TSE-as-a-Service“): Es gibt Hinweise darauf, dass kriminelle Akteure sogenannte „TSE-as-a-Service“-Dienste anbieten, bei denen manipulierte Umsatzdaten in der Cloud gespeichert werden. Diese Angebote sind jedoch höchst illegal und können weitreichende strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Schätzung bei Altkassen
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich in seinem Urteil zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen bei der Nutzung von sogenannten Altkassen, also veralteten Kassensystemen, geäußert. Diese Systeme sind häufig noch manipulierbar, was im steuerrechtlichen Kontext problematisch ist. Grundsätzlich stellt die Verwendung eines objektiv manipulierbaren Kassensystems einen formellen Mangel von hohem Gewicht dar, da dadurch systembedingt keine Gewähr für die Vollständigkeit der Einnahmenaufzeichnungen gegeben ist.
Allerdings hat der BFH klargestellt, dass das Gewicht dieses Mangels unter bestimmten Umständen reduziert werden kann. Wenn das Kassensystem zum Zeitpunkt seiner Nutzung verbreitet und allgemein akzeptiert war und wenn eine tatsächliche Manipulation unwahrscheinlich ist, kann der Mangel weniger stark gewichtet werden. In solchen Fällen darf die Finanzverwaltung die Schätzungsbefugnis nicht automatisch anwenden, sondern muss eine Abwägung vornehmen, ob der Mangel tatsächlich so gravierend ist, dass er eine Vollschätzung rechtfertigt.
Besonders wichtig ist, dass eine Vollschätzung, bei der die gesamte Gewinnermittlung des Steuerpflichtigen verworfen wird, nur zulässig ist, wenn die festgestellten Mängel gravierend sind. In Fällen, in denen der Steuerpflichtige zusätzliche Aufzeichnungen führt, die eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit der Einnahmenerfassung bieten, kann selbst die Verwendung eines manipulierbaren Kassensystems keine Schätzungsbefugnis begründen.
Anforderungen an TSE-Kassen
Neben der bloßen Implementierung einer TSE müssen auch bestimmte formelle Anforderungen erfüllt werden. Beispielsweise muss jeder Kassenbon eine fortlaufende TSE-Transaktionsnummer, den Signaturzähler der Kasse/TSE sowie den Beginn und das Ende der Transaktion enthalten. Diese zusätzlichen Angaben dienen der weiteren Absicherung und erleichtern die Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Transaktion.
Unternehmer, die sich nicht an die Vorgaben zur TSE halten, riskieren nicht nur empfindliche Geldstrafen, sondern auch eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt, was oftmals zu höheren Steuerbelastungen führen kann. Daher ist es entscheidend, die gesetzlichen Vorgaben genau zu kennen und umzusetzen.
Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme: Was Sie wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Neuerung für Steuerpflichtige in Kraft, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) verwenden. Diese Systeme werden oft in Geschäften, Restaurants oder anderen Betrieben genutzt, um Umsätze und Transaktionen elektronisch zu erfassen. Die Änderung betrifft § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO), der die Mitteilungspflicht für solche Systeme an das Finanzamt regelt.
Hintergrund und Entwicklung
Ursprünglich sollte die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme bereits ab dem 1. Januar 2020 gelten. Diese Pflicht wurde jedoch zunächst ausgesetzt, um den Unternehmen mehr Zeit zur Umsetzung zu geben. Die Mitteilungspflicht bedeutet, dass Unternehmen dem zuständigen Finanzamt Informationen über ihr eingesetztes elektronisches Aufzeichnungssystem übermitteln müssen.
Mit der Neufassung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a vom 30. Juni 2023 wurden erste Details zur Umsetzung dieser Mitteilungspflicht konkretisiert. Ein wichtiger Schritt erfolgte schließlich mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das den § 146a Abs. 4 AO änderte und die Rahmenbedingungen für die Mitteilungspflicht festlegte.
Was ändert sich ab dem 1. Januar 2025?
Mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28. Juni 2024 wurde offiziell der Beginn der Mitteilungspflicht auf den 1. Januar 2025 festgelegt. Alle Unternehmen, die vor dem 1. Juli 2025 ein elektronisches Aufzeichnungssystem angeschafft und in Betrieb genommen haben, müssen dieses bis spätestens zum 31. Juli 2025 elektronisch beim Finanzamt melden.
Welche Informationen müssen gemeldet werden?
Die Meldung umfasst wichtige Details zum eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem. Dazu gehören unter anderem:
- Art und Modell des Systems: Welche Art von Kassensystem wird verwendet?
- Seriennummer: Die eindeutige Identifikationsnummer des Geräts.
- Installationsdatum: Wann wurde das System in Betrieb genommen?
- Einsatzort: An welchem Standort wird das System genutzt?
Diese Informationen helfen dem Finanzamt, die ordnungsgemäße Nutzung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu überwachen.
Warum ist die Mitteilungspflicht wichtig?
Die Mitteilungspflicht dient dazu, die Transparenz und Kontrolle bei der Erfassung von Geschäftsvorgängen zu erhöhen. Sie ist Teil eines umfassenderen Maßnahmenpakets zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur Sicherstellung, dass alle steuerlich relevanten Daten korrekt und manipulationssicher aufgezeichnet werden.
Was passiert, wenn die Mitteilungspflicht nicht erfüllt wird?
Unternehmen, die ihrer Mitteilungspflicht nicht nachkommen, riskieren empfindliche Strafen. Das Finanzamt könnte bei einer Steuerprüfung Unregelmäßigkeiten feststellen, die zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen könnten. Daher ist es wichtig, die Fristen und Anforderungen genau einzuhalten.
Fazit: Die TSE als unverzichtbarer Bestandteil moderner Kassensysteme
Die Verpflichtung zur Nutzung einer TSE bringt für Unternehmer eine erhöhte Sicherheit im Umgang mit ihren Kassensystemen und deren steuerlichen Konsequenzen. Sie stellt sicher, dass alle Umsätze korrekt und unveränderbar erfasst werden, und schützt somit sowohl den Unternehmer als auch die Finanzverwaltung vor Manipulationen und deren negativen Folgen. Wer sich frühzeitig und umfassend mit den Anforderungen an eine TSE-Kasse auseinandersetzt, kann nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch von den Vorteilen einer modernen und gesetzeskonformen Kassenführung profitieren.
In einer Zeit, in der die Digitalisierung zunehmend an Bedeutung gewinnt, stellt die TSE sicherlich eine notwendige Maßnahme dar, um die Integrität der steuerlichen Aufzeichnungen zu wahren und das Vertrauen in die Rechtssicherheit zu stärken. Auch wenn es Versuche gibt, das System zu umgehen, bieten korrekt implementierte und zertifizierte TSE-Systeme nach wie vor den besten Schutz gegen Manipulation und Steuerbetrug.
Ab dem 1. Januar 2025 wird es zudem für alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, unerlässlich, diese Systeme ordnungsgemäß beim Finanzamt zu melden. Die Frist dafür endet am 31. Juli 2025. Diese neue Regelung ist ein weiterer Schritt, um die Steuertransparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu bekämpfen – aber eben auch mit noch mehr Bürokratie verbunden. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Mitteilungspflicht vorbereiten und sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen rechtzeitig übermittelt werden.
Erreichbarkeit: Per Mail, Rückruf, Threema oder Whatsapp.
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