Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht Halt. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Dieser Schritt ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das auf die Modernisierung und Vereinfachung des Geschäftsbetriebs abzielt.
Doch was genau bedeutet das für Unternehmen? Welche Fristen gelten, wer ist betroffen und welche Maßnahmen sind notwendig?
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft alle inländischen Unternehmen, die Umsätze an andere inländische Unternehmer ausführen. Dies gilt unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Die Regelung erstreckt sich auch auf Kleinunternehmer, Unternehmen in der Land- und Forstwirtschaft sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts, sofern sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Fristen und Übergangsregelungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dabei ist es unerlässlich, dass die E-Rechnungen maschinell auswertbar sind. Klassische Formate wie PDF ohne strukturierten Datenteil sind dann nur noch begrenzt zulässig.
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro gibt es eine Sonderregelung: Diese dürfen bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 weiterhin auch sonstige Rechnungen, wie Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen, ausstellen und übermitteln. Das bietet kleineren Unternehmen mehr Zeit, ihre Prozesse anzupassen und die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen.
Was kommt auf die Unternehmen zu?
Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine Anpassung der internen Prozesse in den betroffenen Unternehmen. Dazu gehören:
- Technische Umstellungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen nicht nur erstellen, sondern auch empfangen können. Ein einfacher E-Mail-Eingang reicht hierbei aus, doch sind auch andere digitale Übermittlungswege zulässig.
- Prozessanpassungen: Die bisherigen Rechnungsprozesse müssen an die neuen Formate angepasst werden. Dazu gehört auch die Überprüfung der Kompatibilität mit der Norm EN 16931, die als technischer Standard für E-Rechnungen in der EU gilt.
- Schulung der Mitarbeiter: Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet oft auch eine Schulung der Mitarbeiter, um die neuen Abläufe zu verstehen und korrekt umzusetzen.
- Aufbewahrungspflichten: E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie in ihrer ursprünglichen Form maschinell auswertbar bleiben. Das betrifft nicht nur die Rechnungsdaten selbst, sondern auch etwaige zugehörige Dokumente wie Buchungsvermerke.
Ausblick zur E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt hin zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs in Deutschland. Während größere Unternehmen vermutlich schon gut vorbereitet sind, bietet die Übergangsfrist für kleinere Unternehmen eine willkommene Atempause. Dennoch sollten alle betroffenen Betriebe frühzeitig beginnen, ihre Systeme und Prozesse auf die neuen Anforderungen umzustellen, um ab 2025 compliant zu sein und mögliche Störungen im Geschäftsablauf zu vermeiden.
Für weiterführende Informationen und detaillierte Beratung empfehlen wir, die aktuellen gesetzlichen Texte und Verordnungen zu konsultieren oder sich direkt an einen erfahrenen Rechtsanwalt zu wenden.
Erreichbarkeit: Per Mail, Rückruf, Threema oder Whatsapp.
Unsere Kanzlei ist spezialisiert auf Starke Strafverteidigung, seriöses Wirtschaftsstrafrecht und anspruchsvolles IT-Recht + Kunst & Medien - ergänzt um Arbeitsrecht.
- Kündigungsbutton: Anforderungen an die Gestaltung des Kündigungsprozesses bei online abgeschlossenen Verträgen - 13. Oktober 2024
- Schadensersatzanspruch gegen Arbeitnehmer nach Spoofing-Angriff? - 13. Oktober 2024
- Lizenzgebühren im 3D-Druck von Komponenten - 13. Oktober 2024