Berufsrecht: Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Die Kollegen werden mit mehr oder minder Begeisterung feststellen, dass die „literarischen Einschläge“ immer näher kommen: Das „besondere elektronische Anwaltspostfach“ („bea“) kündigt sich an. Der Gesetzgeber folgt dabei seiner inzwischen bewährten Devise, möglichst unnötige eigene Kosten durch Selbstversuche zu sparen und fängt mit dem Schritt in die digitale Justiz bei der Anwaltschaft an. Ebenfalls erwartungsgemäß werden die Anwälte damit allein gelassen, auch die BRAK ist hier für mich mehr Enttäuschung als positive Überraschung. Ein kurzer Überblick.

Update: Der Artikel wurde im Juni 2015 verfasst und zuletzt im Februar 2016 angesichts der geführten Rechtsstreitigkeiten aktualisiert. Aktueller Sachstand ist, dass nicht absehbar ist, wann das BEA wirklich kommen soll. Dazu unten der Abschnitt „Ausblick“.

Hintergrund

Wer sich als Anwalt mit den gesetzlichen Hintergründen beschäftigen möchte, muss das „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ ins Auge fassen (Link). Um hier Schreikrämpfe zu vermeiden, sollte man hier am Ende, im Artikel 26 anfangen, und dann abgleichen, wann davon was in Kraft treten soll. Die Kollegen werden schnell merken, dass in jedem geänderten Gesetz (u.a. ZPO, FamFG, ArbGG, VwGO) ein neuer Paragraph zur Benutzungspflicht vorgesehen ist. Wenn man dies abgleicht kommt man – jedenfalls nach meiner Betrachtung – zu folgender grundsätzlicher Zeitschiene:

  1. 1.1.2016: Alle Rechtsanwälte haben ein bea sollten ein BEA erhalten. tatsächlich verschiebt sich das Datum, zuerst weil das BEA durch die BRAK plötzlich auf unbestimmte Zeit verschoben wurde, nunmehr wegen gerichtlicher Streitigkeiten.
  2. 1.1.2018: Umstellugnsfrist bei den Gerichten – auf freiwilliger Basis!
  3. 1.1.2020: Erste Möglichkeit verpflichtender Nutzung auf Länderebene
  4. 1.1.2022: Bundesweite Verpflichtung zum elektronischen Rechtsverlehr, ausgenommen in Strafverfahren

Anders ausgedrückt drängt sich schon jetzt auf: Wir Anwälte müssen zwar ein bea haben, es stellt sich aber durchaus die Frage, wer dorthin etwas zustellen soll. Es wird sich zeigen, ob Anwälte dies recht zeitnah zur Zustellung untereinander nutzen möchten und ob dies technisch so einfach ist, dass die alternativen Wege (Fax und EMail) an dieser Stelle hinten anstehen. Es bleiben bei mir da gewisse Restzweifel.

Technik

Ich möchte hier davon absehen, der Kollegenschaft ausufernde Ausführungen zu den rechtlichen Hintergründen zugeben. Die Hinweise auf die gesetzliche Grundlage (siehe oben) und ausgewählte Beiträge (dazu unten) soll ausreichen.

Nach meiner Erfahrung ist am Ende ohnehin eines für unseren Alltag entscheidend: Die technische Umsetzung. Und wer da versucht etwas konkretes herauszufinden und scheitert, dem sei gesagt: Es liegt daran, dass es keine Informationen gibt! Aktuell laufen noch „interne Tests“ und es soll wohl nach meiner Kenntnis eine Vorführung bei einer „Testgruppe“ oder ähnlich geben, aber dass man selber konkret zumindest mal eine Beispielanwendung sieht, daran scheint niemand zu denken. Dabei ist es durchaus sportlich, dass sämtliche Rechtsanwälte bundesweit in ca. 6 Monaten ein Zwangspostfach haben, bei dem bisher nicht einmal die konkrete Umsetzung einsehbar ist.

Immerhin sind einige Details bekannt bzw. ergeben sich auch aus dem Gesetz:

  1. Die Nutzung soll zum einen über den Browser möglich sein, man kann sich also in ein Webinterface einloggen. Eine Anbindung über Schnittstellen wird ebenfalls möglich sein, so dass Kanzleisoftware unmittelbare Anbindung erfahren wird.
  2. Die Analogie liegt nahe, entsprechend wird es auch beworben: „So einfach wie E-Mail“. Ob Schnittstellen für übliche Mailprogramme möglich sind lässt sich derzeit aber nicht einschätzen, da man ja „im verborgenen“ vor sich hinwerkelt. Was jedenfalls ich davon halte mag sich beim Lesen dieses Beitrags erschliessen.
  3. Vorsicht vor der Vorstellung, dass man sich „ganz einfach“ über den Browser einloggt! Es wird nach meinem Eindruck (spätestens bei der Signatur!) zwingend notwendig sein, dass externe Hardware zur Nutzung von Signaturkarten zum Einsatz kommt. Ich betrachte es als naiv, zu glauben, dass das auf Anhieb problemlos überall funktionieren wird.
  4. Kleines Häppchen am Rande: In der noch nicht erschienen Ausgabe 3/2015 des BRAKMagazins wird man die Information erhalten, dass das bea kein „Nachrichtenarchiv“ ist und dort automatisch irgendwann Nachrichten gelöscht werden.
  5. Es wird möglich sein, verschiedene Benutzer mit verschiedenen Rechten anzulegen, so dass Angestellte wohl die Post abholen und ausdrucken können. In Verbindung mit den Kommentaroptionen kann der Anwalt dann wohl Arbeitsanweisungen hinterlegen, die die Mitarbeiter dann beim weiteren Bearbeiten direkt beachten können.
  6. Es soll auch virtuelle Postfächer geben, in denen die BEA verschiedener Anwälte gebündelt sind, so dass Büros mit einem Login auskommen können.

Die „bea-Karte“

Ebenfalls in der noch nicht erschienen Ausgabe 3/2015 des BRAKMagazins wird man darauf hingewiesen, dass eine „besondere bea Karte“ notwendig sein wird, um sich erstmals am Postfach zu registrieren. Lustig: Ab wann und wo diese erhältlich ist, wird derzeit noch geklärt. Auch die im August 2015 inzwischen verfübare Informationsseite der BRAK bietet hierzu keine Informationen, sondern rät von vorzeitigen Anschaffungen ab und stellt in Aussicht, dass „in den kommenden Wochen“ Informationen folgen.

Was soll ich dazu sagen: Sind ja noch ganze 6 4 Monate zur Umstellung.

Einige positive Aspekte

Im Folgenden einige positive Aspekte, die man ebenfalls sehen sollte:

Das Empfangsbekenntnis

Eine gute Nachricht: Das Empfangsbekenntnis in der bisherigen Form bleibt erhalten. Das bedeutet, die Anwaltschaft entscheidet selbstständig („willensgesteuert“) wann ein EB zugegangen ist. Es ist also nicht so, dass mit Abruf der Datei sofort ein quasi automatisches EB abgezeichnet wird.

Inzwischen wurde dazu bekannt, dass das EB wohl als gesonderte Erklärung enthalten ist, die man dann auch gesondert absendet. Als Beispielfall wird ernsthaft erwähnt, dass man es ausdruckt und per Fax abschickt. So viel zur digitalen Justiz.

Fristwahrung

Ein weiteres Plus: Wer über das bea später einen Schriftsatz an ein Empfangsbereites Gericht sendet, der erhält nicht wie beim Fax nur einen Sendebericht, sondern auch einen automatisierten Empfangsbericht mit Datum und Uhrzeit des Gerichts. Mangels besetzter Leitungen – wie beim Fax – sollte damit die Fristwahrung und die Streiterei um Wiedereinsetzungsanträge in einigen Jahren vielleicht ein Ende finden.

Elektronisches Register für Schutzschriften

Es wird ab dem 1.1.2016 das bundesweite elektronische Register für Schutzschriften endlich angegangen, ab 1.1.2017 ist es wohl (?) dann Pflicht. Im gewerblichen Rechtsschutz durchaus eine Erleichterung.

Funktionsweise

Soweit ich im August 2015 Screenshots und Hinweise der BRAK zum Thema verstehen konnte, wird uns in erster Linie eine Weboberfläche wie bei einem Webmail-Dienst erwarten. Insoweit sollte die Bedienung in der Tat nicht allzu schwer fallen. Dabei ist es möglich, Ordner anzulegen und mit „Etiketten“ zu arbeiten. Allerdings wird dies nur begrenzten Nutzen haben, wenn hier keine Interaktion mit eigener Aktensoftware vorliegt. Ich denke Kollegen mit Kanzleisoftware importieren das in die digitalen Akten, alle andere drucken es aus und heften es ab (soviel zum „digital“ – aber das passt dazu, dass man das EB ausdrucken und per Fax verschicken soll, siehe oben). Andererseits ist es durchaus möglich, dass der Anwalt hier Arbeitsanweisungen in Form von Kommentaren hinterlässt, die das Büro dann ausführen kann.

Das BEA ist ein geschlossenes System (abgesehen davon, dass man ausdrucken kann natürlich), was bedeutet, dass man Nachrichten nur innerhalb des BEA-Systems versenden kann. Sprich: Eine Nachricht kann an einen anderen Empfänger des Systems weitergeleitet werden, nicht aber an externe Mail-Adressen. Mandantenkorrespondenz ist damit vollständig ausgeschlossen (ausser der Mandant ist Anwalt mit BEA natürlich).

Kosten

Die voraussichtlichen Kosten habe ich auf dieser Seite zusammengefasst.

Literatur und Links

In der noch kommenden Ausgabe 03/2015 gibt es einen derzeitigen Sachstand, den man zumindest gelesen haben sollte. Dringend empfehle ich als tiefgehenden Überblick den Beitrag von Viefhues in Strafo 5/2015 ab Seite 187. Bei Annotext findet sich eine ganz passable Informationsseite, die Anwaltskammer hat eine eigene Informationsseite die inzwischen auch Informationen bietet (bis Juni 2015 war hier nur ein Platzhalter hinterlegt). Die Informationsseite der RAK Düsseldorf gibt einen kurzen Überblick, aber mit kaum praktischen oder aktuellen Hinweisen.

Auch Ilona Cosack bietet inzwischen eine Informationsseite die wohl schrittweise ausgebaut wird.

Ausblick: Entwicklung und was kann man tun?

Im Ernst: Die Entwicklung im Blick behalten und die Siganturkarte samt Lesegerät bei der BRAK kaufen, zumindest als Einzelgerät zum Testen. Im Übrigen können wir nur abwarten, da derzeit beim besten Willen nicht mehr absehbar ist, wann das BEA wirklich kommt. Ich habe dies im Februar 2016 kurz zusammengefasst, es ist aktuell wirklich nicht absehbar wann es kommt.

Zum Thema „Was können Anwälte tun“ biete ich inzwischen einen eigenen Artikel an, sobald endlich einmal Zugriff gewährt wird, werde ich zudem eine kleine Bedienungsanleitung mit „Best-Practice-Beispielen“ für den Alltag erstellen.

Resümee

Die Umstellung bei den Gerichtsvollziehern habe ich als mittleres Desaster erlebt, dieses wird aus meiner Sicht nun konsequent bei der Anwaltschaft fortgesetzt. Das einzige Trostpflaster in diesem untauglichen Versuch des ersten Schritts der Schaffung einer „digitalen Justiz“ ist, dass uns zwar nach dem 1.1.2016 ein wohl halbgares Produkt aufgezwungen werden wird, das aber zumindest sonst auch niemand nutzen wird (erst einmal). Dass zudem auf Kosten der Anwaltschaft, die als Versuchskaninchen herhalten darf, als erstes eine Umstellung erfolgen soll, während die Gerichte noch Jahre Zeit erhalten, spricht für sich. Vollkommen unverständlich ist mir bis heute, warum der Anwaltschaft nicht ein Testportal zur Verfügung gestellt wird im Rahmen öffentlicher Beta-Phasen, wie man es von professionellen Softwareprodukten kennt. Ebenfalls nicht nachvollziehbar ist, warum keine Schnittstellen für handelsübliche Mailprogramme direkt mit-entwickelt werden.

Für Anwälte gilt aber: Augen auf und um das Thema kümmern. Die Umstellungen die uns erwarten sind beachtlich; allerdings auch mit beachtlichen Vorteilen, etwa bei der Fristwahrung. 

Rechtsanwalt Jens Ferner – Strafverteidiger & Fachanwalt für Informationstechnologierecht: Ihr Anwalt in Alsdorf für die Region Aachen, Heinsberg & Düren. Neben einem Schwerpunkt im Strafrecht & IT-Recht wird die zivilrechtliche Bearbeitung geboten im Arbeitsrecht, IT-Recht, Urheberrecht & Markenrecht, Erbrecht & Vertragsrecht. Dabei wird eine umfassende Betreuung von Handwerkern geboten.

Besprechungstermin in Alsdorf vereinbaren: 02404-92100

Beachten Sie, dass wir ausnahmslos keine Beratung per Mail anbieten und dass wir nicht tätig sind, wenn sich Gerichtsstand oder Auftraggeber ausserhalb der Regionen Aachen, Heinsberg, Düren, Düsseldorf oder Köln befinden.